HOK-Elannon Ulkoisen teknisen turvallisuusvalvonnan rekisteri
Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, artiklat 12, 13, 14 ja 19
1. Rekisterinpitäjä
HOK-Elanto Liiketoiminta Oy
Postiosoite: Firdonkatu 2 T 111, 00520 Helsinki
Käyntiosoite: Tripla, Workery West, Firdonkatu 2 T 111, 00520
Y-tunnus: 1837957-3
2. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
tietosuojavastaava@sok.fi
3. Rekisteriasioita hoitava henkilö
hok-elanto.tietosuoja@sok.fi
4. Rekisterin nimi
HOK-Elannon Ulkoisen teknisen turvallisuusvalvonnan rekisteri
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Käsittelyn tarkoituksena on
- asiointitilanteen ja henkilöstön turvallisuuden toteuttaminen,
- rikosten ennalta estäminen ja selvittäminen tarvittavien oikeusvaateiden esittämiseksi
- osapuolten oikeussuojan takaaminen
- asiattomien henkilöiden pääsyn estäminen
- rekisterinpitäjän tietojen ja omaisuuden suoja toteutetaan kameravalvonnan reaaliaikaisen seurannan tai tallenteiden ja muun turvallisuustekniikan käyttö- tai lokitietojen tarkastelun kautta. Kulunvalvonta-, avainhallinta- ja rikosilmoitusjärjestelmän lokitietoja käyttäen voidaan jälkikäteen selvittää järjestelmää käyttävien henkilöiden liikkumista tai hälytyksen aiheuttaja.
Vartioimisliike voi toimeksiantosopimukseen perustuen suorittaa aktiivista tai jälkikäteen tallenteiden tarkastelun kautta tapahtuvaa kameravalvontaa paikallisesti kohteessa tai keskitetysti etävalvontana hälytys- tai muusta palvelukeskuksesta. Vartioimisliike voi suorittaa myös kulunvalvonnan ja rikosilmoitinjärjestelmän tarkastelua.
Turvaurakointiliike voi tarvittaessa avustaa teknisessä toteutuksessa ja ylläpidossa.
6. Henkilötietojen käsittelyn peruste
Henkilötietoja käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu
7. Kuvaus rekisterinpitäjän oikeutetusta edusta
Teknisellä turvallisuusvalvonnalla varmistamme turvallisen asiointi- ja työskentely-ympäristön. Tuotamme asiakasomistajillemme parempia etuja ja palveluja hävikin ja varkauksien ennaltaehkäisemisen ja vähentämisen myötä. Kameravalvonnan avulla korjaamme virheitä ja varmistamme oikeusturvan toteutumisen. Saatamme tallentaa ja käyttää keräämämme aineistoa oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi ja puolustamiseksi.
8. Käsiteltävät henkilötiedot
Asiakkaat, yhteistyö- ja sopimuskumppaneiden henkilöstö.
9. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Kameravalvonta: Still-kuvat, videotallenne
Avaintallenne: Henkilön nimi, yritys, puhelinnumero, avaimen tai kuluvalvontatunnisteen yksilöivä tieto, allekirjoitettu luovutusdokumentti, avain- tai kulunvalvontatunnistetapahtumat (päivämäärä, käyttöpaikka).
Rikosilmoitinjärjestelmä: Nimi, käyttäjäkoodit, järjestelmätapahtumat (päivämäärä, käyttöpaikka, kytkentätiedot)
10. Tietolähde ja kuvaus tietolähteistä, mikäli tiedot on kerätty julkisista lähteistä
Henkilötiedot kerätään henkilöltä itseltään teknisten järjestelmien avulla, jolloin tietolähteenä on:
- Kuva-aineisto, joka muodostuu kameravalvontajärjestelmään kytkettyjen kameroiden valvomalta alueelta. Valvottava alue on yleisellä tasolla merkitty asianmukaisin merkinnöin, kuten ”Tallentava kameravalvonta”.
- Avain- ja kulunvalvontatunnisteet
- Teknisten valvontajärjestelmien lokitiedot
11. Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja käsitellään tässä selosteessa määriteltyihin tarkoituksiin sähköisissä järjestelmissä ja palveluissa. Käytämme ulkoisia palvelukumppaneita järjestelmä- ja tukipalveluiden tuottamisessa. Henkilötietoja voidaan siirtää käytössä oleville palvelukumppaneille siltä osin, kun nämä osallistuvat toimenpiteiden toteuttamiseen saadun toimeksiannon puitteissa.
Henkilötietoja käsitellään vartioimisliikkeen, järjestelmätoimittajien, huolto- ja ylläpitäjien sekä SOK IT palveluiden toimesta Suomessa ja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.
Henkilötietoja luovutetaan S-ryhmän käyttämille vakuutusyhtiöille ja vahinkotarkastusyhtiöille tapausten selvittämiseksi ja oikeusturvan toteutumiseksi, niissä tilanteissa, kun rekisterinpitäjälle tai S-ryhmään kuuluvalle jäsenyritykselle on esitetty korvausvaade.
Henkilötietoja luovutetaan S-ryhmän muille ulkoisen teknisen turvallisuusvalvonnan rekisterinpitäjille useita S-ryhmän jäsenyrityksiä koskevien rikostapausten ennaltaehkäisemiseksi ja selvittämiseksi.
S-Pankki Oy:n asiamiestoimintaan liittyen kuva-aineistoa voidaan luovuttaa S-ryhmään kuuluvalle S-Pankki Oy:lle väärinkäytösten selvittämiseksi ja oikeusvaateen esittämistä varten.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Luovutamme tietoja viranomaisille voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisten tietopyyntöihin vastattaessa tai viranomaistutkintaa avustettaessa.
12. Henkilötiedon siirrot kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ja käytetyt suojatakeet
Emme siirrä henkilötietoja kolmansiin maihin Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille.
13. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämisen kriteerit
Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.
Kameratallenteen tietoja säilytetään toimipaikka- tai kamerakohtaisesti määritellyn käsittelyajan enintään 6 kuukautta.
Erityisen syyn vuoksi, esimerkiksi vireillä tai tutkinnassa olevan rikostapauksen johdosta, tallenteita voidaan säilyttää oikeusvaateen puolustamiseksi oikeusprosessin edellyttämän ajan 2-10 vuotta. Kameratallenne hävitetään oikeusprosessin päättymisen jälkeen.
14. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä henkilöllä on seuraavat oikeudet:
- Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
- Oikeus tietojen oikaisemiseen
- Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
- Vastustamisoikeus
- Oikeus saada tieto henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta
Jos henkilö haluaa käyttää oikeuksiaan tai saada lisätietoa henkilötietojensa käsittelystä, hän voi olla yhteydessä tässä selosteessa mainittuun rekisterinpitäjään.
Henkilöllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.
15. Suostumuksen peruuttaminen
Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.
16. Henkilötiedon antamatta jättämisen vaikutukset sopimukselle
Henkilötietojen käsittely ei perustu sopimukseen.
17. Automatisoidun päätöksenteon tai profiloinnin merkitykselliset tiedot
Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automatisoitua päätöksentekoa eikä henkilötietojen perusteella tehdä profilointia.
18. Henkilötietojen käsittelyn vaikutukset ja yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti koko niiden elinkaaren ajan käyttämällä asianmukaisia tietosuoja- ja tietoturvallisuuskeinoja. Teknisen turvallisuusvalvonnan järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja tietoturvallisissa palvelintiloissa. Pääsyä henkilötietoihin on rajoitettu ja henkilöstöllä on salassapitovelvollisuus.
S-ryhmässä suojaamme henkilötietoja muun muassa ennakoivalla riskienhallinnalla ja turvallisuussuunnittelulla, tietoliikenteen suojakeinoin, tietojärjestelmien jatkuvalla ylläpidolla, varmuuskopioimalla sekä käyttämällä turvallisia laitetiloja, kulunvalvontaa ja turvallisuusjärjestelmiä. Henkilötietoja sisältävät fyysiset asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Käyttöoikeuksien myöntäminen ja seuranta ovat hallittua. Koulutamme henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilökuntaamme säännöllisesti ja huolehdimme siitä, että myös yhteistyökumppaniemme henkilöstö ymmärtää henkilötietojen luottamuksellisen luonteen ja turvallisen käsittelyn merkityksen. Valitsemme käyttämämme alihankkijat huolellisesti. Päivitämme jatkuvasti sisäisiä käytäntöjämme ja ohjeitamme.
Jos kaikista suojatoimistamme huolimatta henkilötiedot joutuvat vääriin käsiin, on mahdollista, että henkilötietoja käytetään väärin. Jos havaitsemme tällaisen tapahtuman, ryhdymme viipymättä selvittämään sitä ja pyrimme estämään aiheutuvat vahingot. Informoimme tietoturvaloukkauksesta tarvittavia viranomaisia ja rekisteröityjä lainsäädännön vaatimusten mukaisesti.
https://tietosuoja.s-ryhma.fi/haluatko-tietaa-mita-tietoja-meilla-sinusta-on/tekninen-valvonta/